Comunicação Confirmada!

Por Prof. Msc. João Oliveira

Sabemos que, no momento atual, o e-mail corporativo passou a ser elemento crucial na comunicação entre o RH e os colaboradores da empresa. Onde foi parar o antigo memorando? Texto escrito em papel que vinha acompanhada de um livro de registros: “Por favor, assine aqui confirmando o recebimento!” (lembra disto?). Isto é passado, acabou! Hoje, deve figurar como peça de museu e, tenho certeza, que a maioria das pessoas que estão lendo este texto jamais recebeu um comunicado na empresa deste jeito.

Então, viva a modernidade! Basta um clique e todos os funcionários que estão no mail list serão informados da reunião na sexta às 10h00!

Infelizmente, não funciona assim. Muitas pessoas faltarão à reunião e as desculpas mais usadas serão as seguintes:

1) “Não recebi seu e-mail”.

2) “Você mandou para meu endereço certo? Então, deve ter ido para a caixa de spam”.

3) “Tem quinze dias que não abro meu e-mail, estou sem tempo”.

4) “Ah... é verdade, tinha mesmo um e-mail seu, mas, não li. Desculpa. Era importante?”

Claro que, em sua mente, já surgiu uma solução: o e-mail com confirmação de leitura. Ou seja, se o colaborador abriu o e-mail o sistema lhe informa, utomaticamente, que ele leu e, então, está tudo certo pelo menos para este personagem. Engano. Existe uma desculpa fenomenal para sair desta armadilha cibernética:

5) “Li sim, mas não entendi do que se tratava. Era uma reunião... numa sexta, sei lá, algo por aí”.

Apresentar a dificuldade sem uma proposta de solução não é algo produtivo e que se espera de um bom colaborador, por isto, vamos enumerar alguns truques para fazer valer o seu e-mail como comunicado oficial e, inclusive, com valor jurídico, caso seja necessário no futuro.

Em primeiro lugar, nunca apague os e-mails. Crie uma pasta separada do programa que utiliza para arquivar tanto os enviados como recebidos. Lógico que estamos falando do e-mail que é usado para os comunicados da empresa. Acostume-se a fazer promoções por meio deste endereço eletrônico: uma coisa que todo mundo gosta é ter desconto em alguma negociação. Se sua empresa tem um número expressivo de funcionários torna mais fácil a tarefa de negociar, com alguns prestadores de serviço ou fornecedores, descontos progressivos, especialmente, para seu grupo em datas específicas. Imagine que ao perceber que chegou um e-mail do RH surja um sorriso no rosto do colaborador, pois pode ser uma excelente oportunidade de economizar dinheiro, graças ao programa de desconto com parceiros desenvolvido pelo setor. Desta forma o e-mail passa a ser desejado e, mesmo aqueles que não são simpatizantes desta tecnologia, logo irão aderir, vendo seus e-mails todos os dias, incentivados pelos colegas.

Passo um resolvido: eles vão abrir os e-mails!

Como ter certeza que o comunicado importante foi realmente entendido por quem recebeu (e leu) o texto enviado? Tendo criado o hábito de verificação da caixa de entrada, agora, resta “amarrar” o e-mail de forma que o colaborador não possa usar a última desculpa: “- Li, mas não entendi”.

Isto pode ser feito inserindo perguntas que devem ser respondidas para dar prosseguimento ao processo. Ao final do comunicado, um questionamento deve ser colocado para que o leitor se sinta participativo e na obrigação de dar uma resposta:

1) Perguntar sobre preferências no coffe break que será servido na reunião.

2) Questionar sobre inserção de pauta. Deixando dois ou três itens em aberto para que seja dada a sugestão.

3) Solicitar informações complementares a respeito de algum item da pauta.

4) Solicitar sugestão de data para a próxima reunião.

Assim, com perguntas simples, o funcionário, ao responder, assina um termo de compreensão do texto restante. Trata-se de uma confirmação de recebimento, entendimento e aceitação do conteúdo da missiva eletrônica.

Algumas empresas de T.I. trabalham buscando soluções por intermédio de programação. Softwares de comunicação cada vez mais poderosos e com sistemas de confirmação. No entanto, nada é melhor do que usar a própria pessoa como ferramenta para operacionalizar a solução. A inserção do sujeito, antes passivo, na posição de receptor improvável, agora figurando como elemento transmissor interativo e necessário, pode fazer toda a diferença entre o acerto e o erro na comunicação.

Óbvio que isto requer investimento de tempo e energia para dar certo. Justamente por isto o operador do sistema, quem envia as comunicações e gere o processo, é gratificado mensalmente com sua remuneração. Se ganha, é para fazer dar certo e não para piorar ou manter um baixo resultado. Mesmo o que está absolutamente perfeito pode ser melhorado!

Uma empresa sem comunicação interna eficiente perde para ela mesma no mercado. Unir a equipe e transformar ânimos com treinamentos, atividades lúdicas, reuniões de equipes, espaços de convivência, coleta de sugestões e tudo mais que uma mente inventiva pode criar irá construir um corpo sólido unificado em prol da saúde da instituição. Mas, os colaboradores precisam saber que isto está ocorrendo.

Texto publicado orginalmente na Revista Psique número 87 em março 2013

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